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把会开出价值

六项精进 JackLeon 2年前 (2018-01-31) 54次浏览 0个评论 扫描二维码

 

很少有会议能达成预定目标,如何让会议开得有效率、有价值,也是管理者领导力的体现。

我们工作所以我们开会,可是为什么会议极少能达到我们的期望呢?迈克尔·柏格曼是商界环球礼仪即会议方面的权威人土,在他看来,领导者怎样才能开出有效率的会议呢?

他说最有效率的会议并不是在摩天大楼里,也不是在生产芯片的工厂里,而是在印地安人的圆锥形帐篷里——这一幕出现在 1990 年凯文·科斯特纳主演的影片《与狼共舞》里。一群印地安人在他们的帐篷不远处发现了科斯特纳,部族里的二三十人围成一圈开会讨论怎样处理这个白种男人——杀了他还是放他一条生路?

柏格曼宣称这个会议就是一个良好会议模式的案例。“人们互相倾听,”他惊异地说,“人们有分歧,每个人都能看到其他人的立场优势,并且试图把这些优势融合到自己的观点里。首领大部分时间都在倾听,到了做决定时,他却说,‘很难知道该怎样做,我们还得多谈谈。这就是我要说的。’然后会议就结束了!他非常诚实地表白自己并不准备做决定。”

柏格曼的任务就是要打破陈规。在与 FAST 公司面谈时,柏格曼就怎样开有效的会议上了一次简短的课程。

会议需要精心设计

成功的会议是需要设计的。你得思考、计划和设计它:什么人和怎样的程序能使它成功?首先你得让人们明白会议不是仪式而是工作。

当你在野外研究灵长类动物时,你会很羡慕他们的群居性:他们一同外出,一同玩耍,相互整理修饰。可是我们看到许多公司的室内设计却是一排排、一行行的小隔间。我们把最优秀的群居动物——人类自己——相互隔离,而且我们还要求他们在这样的环境下提高产出。

现在我们越来越需要团队合作,会议也是团队工作之一。我就常常和公司里里外外的人士交流。假如我每天大部分的时间都独自呆在办公室,而不是与人交流,那我会有一个强烈的感觉:我还没完成工作。

许多人抱怨会议无用,其实有些最精辟的意见就是来自这样的团体工作。如果经过精心策划,人们就会在会议上针对一个问题激烈争论,看似毫无结果,不久就会产生奇迹,问题最终得到解决。如果你就像设计公司的产品那样精心设计会议,那么你的会议成功率就会越来越高。

不同的会谈方式

我的一个重要角色是为人们创造有利的不同的语言交流模式。公司开会的目的各有不同,因此不同的会议就应该采用不同的会谈方式。

例如,有些会议是关干“可能性的会谈”,目的是强化创造性,而不是作结论;有些是“机会会谈”,目的是缩小各种意见的差距,也不必做决定;还有些属于“行动式会谈”,目的是要立即下决定完成一些具体的目标。

要让每个人都理解这些区分,否则你会时常碰上会议老大难问题。例如,你召开一个自由讨论的会议(可能性会谈),人们却因为有人会打击他们的想法而怯于开口;或者召开一个有关预算的会议(行动式会谈),有人却谈及一个早已被摒弃的问题——这样会让其他人发疯的。如果你在开会前就让与会人员清楚他们该用什么方式谈话,并且实施一定的规章制度,情况就会大不相同。记住:会议不会跑题,人却会。

按章办事

大多数与会人员都会带着明确的期望来参加会议,如果会议真能如他们所期望的那样进行,他们会拥有成功会议的体验和感觉,反之,就会非常沮丧。问题的关键是把内在的期望转化成为外在的协定——我称之为“会议规则”。

人们是不是有强烈的会议开始和结束的时间观念?那就此做出具体的时间规定。人们在不在意会议有清晰的目标?如果是,就做出一个明确的承诺:“如果我们不能在 10 分钟内意见一致,就立即散会。等目标清晰后,我们将再安排另一次会议。”你甚至可以制定有关个人行为的会议规则。例如,任何人发言前得指出上一位发言者意见的优点。

这是一个简单的道理。你要做的不过是把看不到摸不着的东西变成具体的规定,把规定变成好习惯。

会议规则的最后一点是:不是所有成功的会议都会产生决策——这就是我为什么喜欢《与狼共舞》里开会的那一幕。决策是会议的安定片,它使会议前不确定性的紧张松弛下来,并且试图创造会议有进展的假象:“我们终于做出决定了。现在不必再担心这个问题了。”因此,人们常常需要极大的勇气来接受一个没有结果的会议。

短时间的闲聊

会议上该有一个合理的交际性行为。这种闲谈并不是没有效率的表现,实际上决不能忽视这种工作仪式的交际性——即使会议也是“做生意”。在我主持的许多会议里,尤其是早上的会议,我会安排 5-10 分钟的闲谈时间,鼓励他们互相关心一下。这样做并不会让你觉得在浪费时间,相反,当你问他们昨晚或周末干了什么的时候,会自觉轻松惬意。

在一些会议开始时,我会预留出一定的时间提问,“为了‘出席’这次会议你们有什么要说的?”当人们走进会议室时并不意味着他们的思绪已经到了会议上,他们可能还想着刚刚和同事争论的一个问题,或者是一整天都没解决的电脑故障。如果你能让他们在开会前发泄一下情绪,他们才能理清思绪,专注到会议上。

拿玩具出来

职业的商人不仅仅靠头脑赚钱,彼此间的交流不只是智力上的。如果你想让人们高效率的工作,让他们一块玩吧。

玩具对会议非常重要,如那些可以翻转和把玩的挤球、“机灵鬼”等。玩具是伟大的精神放松器和伟大的创意助推器。我发现当人们有东西玩时,他们更能投入自己正在做的事情,而且变得更有创造力。

人人都知道我有一袋会议玩具。去年夏天,我和一群高层经理人共同议事。会议一开始我就发给每人两个小玩具:会议网络鼠标和会议网络挤球。这些总裁们整个会议都在玩这两个玩具。这太棒了:当一个人谈及另一个人不喜欢的话题时,后者就把球扔过桌子玩。每个人在会议上都玩得很开心。

会议笔录

如果你真的想提高会议质量,那你应该借鉴高素质人的理念:持续不断的进步。每一次会议结束前,你预留 5 分钟的时间——把它定为规矩——然后问一些简单的问题:这次会议我们真的开得好吗?什么事是以后再也不要发生的?我们有什么老改不掉的坏习惯?

记录下人们的回答,保留这些从不中断的意见记录,随着时间的推移你会发现整个团队将变得多好。笔录还是将来会议规则的丰富资源,它不仅会告诉你怎样做,还有人们相信那样做很重要的原因。

我建议,不要太详细的记录,可集中记录三种信息已达成的决策,人们接下来要执行的行动项目,未决定的问题。所有这些记录会成为将来会议的基础信息,而且鼓励人们按这三种信息来分类,让他们的参与质量更高。

行动胜于规则

你很可能口头上遵循规则,而行为上却唱反调。如果你要召开一个人们期望你做出决定的会议,那你就坐在首席,给大家一个信号——“我是负责人”。当其他人都坐下时,你站起来,这表示——“我有发言权”。假如召开一个需要合作的会议,可以让你团队里的一员来主持会议,自己坐在桌子的一边,这就暗示了——“我跟你们都是领导层”。这些听起来显而易见的事,会让你无比惊奇——这些无声的小动作竟然能促成你想达到的会议效果。■


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