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工作效率手册

六项精进 JackLeon 2年前 (2018-01-30) 29次浏览 0个评论 扫描二维码

移动办公是提高工作效率的有效途径
引言
在日益严峻的商业竞争和更加难以预测的市场面前,企业如何才能尽可能地提高并保持其创造力和竞争力呢?这个问题一直困扰着许多的 IT 企 业地管理者。过去几年 IT 产业的沉浮兴衰与风云变换使得情况变得越来越复杂。这就使得 IT 产业的经营者们不得不在其计算机、应用程序甚至网络构架中采取“额外”的措施来最大限度地提高其自身的工作效率,以期能取得较好的业绩与效益。
许多企业的管理者发现,除了建立映射数据中心和网络备份系统外,“移动办公”也已成为一条提高企业工作效率、促进业务反弹的有效途径。目前,在商业过程当中,花费在办公室之外的时间越来越多,并且有的业务要分散执行,而公司职员们也分散在总部、分部和甚至是家庭之中。所以要确保整个企业始终能保持创旺盛的”生产”能力,就应该使企业的每个成员无论身处何处都能够与企业保持联络并能进行有效的工作。
思科公司技术开发部的高级副主管 Charlie Giancarlo 说:“当用户离开办公桌而处于”移动”过程中的时候,如果他不能够访问其公司的网络资源并能在”移动”中继续办公的话,他就可能丧失某些商业机会。”为此,思科公司提出了“思科移动办公室”来应对这一挑战,这是一系列技术解决方案,能使 IT 公司为其职员提供安全、高速的移动连接。
那么“移动办公”的效益何在呢?让我们举一个例子来说明。航空工业部门对公众旅行制定了越来越来严格的安全规范,以至于许多商业旅行者发现他们在机场的逗留时间越来越长。如果机场部署了无线局域网,他们就可以通过便携式电脑中的无线局域网适配器和有安全保证的虚拟个人网络客户机软件,安全有效地接入机场的无线局域网,并进而与其公司的网络连接,从而保持了持续办公的能力。此外,宾馆、会堂也应该为处在移动中的商业人士提供无线或有线以太网连接服务,这样就可保证他们通过因特网访问其公司内部的信息资源。
同样的道理,如果因自然灾害或天气情况而导致职员无法到达其实际工作场所时,他们就可在呆在家里与公司的网络进行连接,将工作继续进行下去。这样就不至于使工作停滞不前。
何谓“移动办公”
当用户离开其有线局域网,使用便携式电脑或手持数据设备四处漫游的时候,他们就变成了移动用户。在这种情况下,当他们在会堂参加会议或在机场逗留时如要继续与其公司的网络保持连接时,就必须借助无线网络;当他们在家里或宾馆中的时候,可以利用有线以太网提供的服务以宽带的方式接入因特网。在上述情况下,用户本身处于移动过程之中,但他们可借助当地的无线局域网或有线以太网接入因特网,从而与公司的网络保持连接,处理公务,这就是所谓的“移动办公”。目前思科公司推出的移动办公系统就能提供多种网络工具,支持各种不同类型的连接方式,来实现真正的移动办公。要实现移动办公关键是安全性,如果不能保证移动办公过程中所传输数据的安全,那么移动办公也就没有任何意义了。安全性是最大的挑战,尤其是在无线领域。
下面让我们以思科移动办公系统为例,看看它是如何在确保安全的前提下,使商业用户在有线、无线环境中实现移动办公的吧。
正常工作环境中
在正常工作环境中,思科采用无线局域网来实现移动办公。为此思科公司推出了一系列相关产品,如双模式访问节点(既支持 IEEE 802.11b,又支持 IEEE 802.11a)、客户机适配卡和用于身份验证的访问控制服务器等。
只要在有效范围之内,无线局域网就能保证用户在任何地点实现“移动办公”,而免受线缆的束缚。例如,当用户在会议中心开会时,可以对自己公司的相关信息进行访问,这无疑有助于他权衡利弊,最终做出正确抉择。这也将大大提高会议的效率和建设性。不仅如此,无线局域网还可以替代线缆,从而克服旧式建筑和临时工作场所对工作所造成的种种不方便的限制。
去年,一家叫做“NOP World-Technology”的研究公司对 300 多家美国公司进行了调查,调查发现至少有 100 家以上的公司使用着无线局域网。调查研究表明,无线局域网技术使每个职员每天额外增加了 1.75 小时的有效连接,这使公司的生产效率提高了约 22%。从这个数字我们可以看出,无线局域网对企业生产效率的潜在影响有多么大。
安全性保证。不管无线局域网对提高工作效率有多么大的潜在性影响,许多企事业单位对无线局域网的使用处于犹豫不决的两难境地,主要原因是他们对无线局域网的安全性尚存疑虑。前一段时间曾有许多媒体对 802.11b 无线局域网标准所采用的基本安全加密算法被攻破进行了大量报道和大肆渲染,这大大加重了人们的疑虑。
但思科公司已经对无线局域网的安全性采取了加强措施,在其新产品中克服了上述弱点。整套的思科安全措施中包括加强的加密算法和身份认证机制,这可使 IT 管理者不必牺牲网络的安全性就可使其属下获得移动自由。
例如,在加利福尼亚州的 San Diego 地区有一个叫做夏普的医疗保健公司,它使用思科公司的无线局域网系统,通过对病人以前的病历、体检记录和药物处方的访问来加强对病人病情的全面了解,进而增加了诊断的准确性。而如果该无线局域网系统没有可靠的安全性保证,夏普公司将很难通过 HIPAA(一个医疗保健规范制定机构)最近所制定的各种严格的医疗保健条款。
夏普公司网络服务部的主管 Mark Weisenberg 说,HIPAA 对该系统内的无线数据传输有着严格的要求,必须绝对可靠可信,否则我们无法确定该无线网络系统读取到的病人以往的病历信息是否可靠。这无异于谋杀。
无线网络的安全性风险有那些呢?一般来说,企事业单位必须对他们自身的无线网络进行保护,防止非授权用户对其服务器进行非法访问或窃取正在传输中的数据,并且要警惕黑客对其 Web 服务器进行拒绝服务攻击。
这些因特网上的网络攻击方式也存在于无线局域网中。由于无线信号能够穿透墙壁,这使得无线局域网更容易遭受攻击。如果没有切实有效的安全机制,在建筑物之外而仍处在访问节点有效范围之内的攻击者就能够 绕过防火墙进入企业的内部网络中。
当前,企事业单位所使用无线局域网的安全性可分为四个级别:开放访问(没有安全性而言)、基本安全保证、加强的安全保证和特殊的安全保证。有些企事业单位的无线局域网没有安全性可言的主要原因与 802.11b 的协议有关,协议中基本的加密机制默认为禁止状态,而使用者往往忽视了这一点而未将其置于有效状态。即便该加密机制(被称作 WEP 协议)处于运行状态,其算法的脆弱性仍使公司的网络处于危险状态。这种安全机制的加密密钥固定,这就给黑客们留下了充裕的时间去破解。思科的安全措施中既采用了加强的安全性措施,又采用了特殊的安全性措施,这就克服了 WEP 加密机制的易受攻击性。在企业园区内部建议使用加强的安全性措施,而特殊的安全性措施则以基于 IP 地址的安全性标准 VPN(虚拟个人网络)形式来实现,适于用户在旅途中使用。
为加强企业园区内部的安全性,思科扩展了工业标准–可扩展身份验证协议 EAP,将其移植入 IEEE 802.1X 标准中的身份认证框架之中,从而开创出了一种新的身份验证算法叫做 Cisco LEAP,它对每一个用户和每一个任务组都有效。此外,思科产品还支持动态加密密钥安全性协议。所有这些使得思科无线网络的抗攻击性大大加强。
为了防止拒绝服务攻击,Cisco LEAP 还支持相互认证。思科市场部的工程师 Pejman Roshan 说除了对用户需要进行身份认证之外,还要对用户所要连接的访问节点进行认证,这样就会防止非授权访问的发生,从而防止了对公司 Web 服务器的拒绝服务攻击。
在旅途中
在旅途上花费大量时间的商业用户已拥有越来越多的连接选择。如前所述,以高带宽接入因特网的无线局域网目前在机场、会堂中心、大旅馆、饭店甚至咖啡厅日渐普及;而在旅馆房间则提供有线以太网连接服务。
在旅途中的商业用户只须在其便携式电脑中安装上适当的适配卡即可接入当地的有线或无线网络,并进而接入因特网。为了安全起见建议用户运行虚拟个人网络(VPN)客户机软件。
安全性保证。当用户在旅途中连接上他们公司的网络时, VPN 会防止黑客的远程攻击。 VPN 由两部分组成,一是安装在用户便携式电脑中的客户机软件,二是公司网站的安全性网关。两者之间有一条加密的通道,用以确保安全。
对于公共的无线局域网系统,VPN 尤其需要启用。这些区域的访问节点,一般运行其销售商所提供的安全机制。而无线信号在物理层上却没有任何安全措施,通过 VPN 软件对无线网络信息的加密,就会阻止黑客从空中对数据进行窃取。
在家里
公司的远程工作计划可以使其员工在家里就可以进行有效的工作。Kinetic 工作室对大约 2000 家美国公司进行了调查,通过调查研究发现,启用远程工作计划的公司每个员工每年可节省大约 12000 美元。
在家里工作时必须与公司的网络进行高速连接。很多时候,雇员们所处的位置往往很不相同,这就需要该公司必须支持 ISDN、DSL、cable modem 等多种宽带接入方式。
安全性保证。雇员在家里通过公共因特网与公司的网络进行安全有效的连接时,还是需要借助 VPN 来实现。
结束语
由于通过无线网络和公共因特网进行安全连接的可靠性已大大增强,企事业单位可以通过移动办公来提高其工作效率。这样他们的员工就可不受传统办公的固定模式限制,即使在办公室外部、路上甚至是家里持续工作,从而在日益激烈的商业大潮中保持强劲的竞争力。
经理人,如何使你的员工“快乐工作”?
胡慧平
最佳的工作效率来自于高涨的工作热情,我们很难想象,一个对工作兴趣淡薄的人会全心地投入工作,得到很好的工作效果。兴致勃勃会让人更好地发挥想象力和创造力,在短时间里取得惊人的成绩。但是,要使员工永葆工作的激情谈何容易?工作就像一场“马拉松”,参加过长跑运动的人都知道,“极限”是否成功突破对于长跑的成功十分关键,在 1000 米、1000 米的角逐中,人的体力与耐力在不断地消耗,最后到达“极限”值,如果没有突破就会功败垂成。员工在长期平淡无奇的工作中油然而生厌职情绪,根源在于我们的管理机制与管理方法出了问题。
变领导为引导
不可否认,“撞钟和尚”是由强迫员工干他不愿干的事造成的。长期以来,企业管理者都是以命令的方式来强迫员工做这做那,结果并不理想,这极大地妨碍了员工激励。让我们看看下面的案例:
某服装厂绩效很差,虽然按件计酬,产量就是无法提高,经理尝试用威胁、强迫的方式要求员工,仍然无效。该厂请了一位专家来处理这个问题,专家将员工分两组:告诉第一组员工,如果他们的产量达不到要求会被开除;告诉第二组员工,他们的工作有问题,他要求每个人帮忙找出问题在那里。结果第一组的产量不断理降,压力升高时,有的员工辞职不干子;第二组员工的士气却很快提高,他们依照自已的方式去做,负起增加产量的全部责任,由于齐心协力,经常有创见,单单第一个月,产量就提高了 20%。这种效果完全是诱导造成的。强迫没能使员工提高业绩,相反,诱导有效地激励了员工,提高了业绩。
领导与引导是不同的,领导无疑含有命令的成分多一些,而引导包含的命令成份要少得多,将领导变为引导是企业管理者灵活运用激励原则的高超表现,在企业员工中能够取得了意想不到的激励效果。领导转化为引导,对管理者有着较高的要求,首先管理者要有非凡的智慧,能洞察企业运行的实质,不靠产品,而靠员工。激励员工是他应做的事。其次,管理者要做出表率,管理者对于自已制定的规范、决定的政策,要以身作则,身体力行;对于自已的诺言,要言必信,行必果。只有管理者以身作则,言行一致。员工才会心悦诚服地接受领导,跟着积极行动起来。最后,管理者不能单凭自已的职务、权威和形式上的地位尊严去建立领导,而是要靠对员工的信任和指导去建立领导,要相信自已的下属是有工作积极性的,有提高自已的能力、承担更大责任的愿望。
将单调的工作变得有趣
变化繁多的游戏总较单纯游戏来得有趣。同样的道理,倘若本身对工作有兴趣,再加上工和本身富于变化,那做起事来便会着迷,从事复杂、困难之事,当事人之所以斗志高昂,那是因为工作富于变化,可使人充分发挥自已能力的缘故。管理者要想有效地激励员工,就要做到以下几点:
——改变工作内容。如齿轮皮带工作或检查工作每半天或一天交换一次,即可发生变化;
——改变作业气氛。如更改作业台位置,工作场所或房间格局,使气氛焕然一新。
——请一人经办两件或三件工作;
——另添加一项工作,本来从事机工工作者,可加强品质预备检查等工作;
——将工作区分成好几段,一个人若自始致终地做同样的工作,就容易拖拖拉拉,每天清早发现动机器时就显得工作气氛不正常,故须在短时间内将容易完成的小目标一个个分开,如此较好。
——全自动操作的机械作业,应找一部分人做人工操作;
——工作时提供喝上午茶的时间,以增加一点乐趣,让员工暂离单调的工作一会儿。
指导员工由“厌业”到“乐业”
管理者应指导员工如何改变工作使工作更有兴趣:
——改变对工作的看法。如果觉得工作单调,就会愈加愈觉得工作乏味。我们如果看到一张支票,不妨想象这笔钱将有何用途,这笔钱又来自何方。经过这一番有趣的思考后,便可以了解到公司的财务概况,看到一个零件,你倘若能联想到该零件可能在何处制造、用途何在、有何特征、同样的产品别家公司有否制造,如此一考虑再经过求证,你就能了解同行分布、公司概况,趣味无穷。
——专心工作。不管多单纯的工作,都不可能毫无变化,今日工作不可能与昨日完全相同,或许材料有好、坏之分,或许做法稍有不同,这点许多人忽略了,倘能注意此点,昔日未发现的今后定可发觉,也了解到工作方法并非仅限于一种,也可考虑以种种方法来尝试。
——分析工作。若自觉工作单纯,不妨将其分析看看,经过分析后,你会得知无论多单纯的工作也必须由十多种要素构成,会不由得对这种复杂性大感惊叹,我们就以“拿东西”为例吧,必先伸手寻找,经过选择,拾起,最后紧握手中。这样简单的行为必须由如此多的动作拼成,其实这并不单纯。将这种观念应用到工作上,任何事物先经过分析,最后必可得到改善的启示。
不管管理者使用何种方法,要使单纯的作业有所变化并非易事,应尽量让员工们加以思考,或给他们一个竞争对手,这样才能更好地激励起员工的干劲。
研究发现上班打盹可提高工作效率
上班时间打盹常被人视为偷懒的表现,但美国科学家近日研究发现,上班期间当大脑超负荷运作时,睡上半小时至一小时有助于保持脑力劳动的效率。
如果一个繁忙的员工没有得到小睡的机会,其大脑中的信息就会“泛滥成灾”,使神经元“饱受煎熬”。适当睡一觉则能提高警觉度和生产率,还能改善情绪,对于睡眠不足的员工尤其有用。
不过,现在还不能确定小睡对大脑产生了何种影响,以及是否对提高学习能力有所帮助
员工满意度调查的诀窍
德勤咨询 郑力子
企业进行员工满意度调查可以对公司管理进行全面审核,保证企业工作效率和最佳经济效益,减少和纠正低生产率、高损耗率、高人员流动率等紧迫问题。员工满意度调查将分别对以下 5 个方面进行全面评估或针对某个专项进行详尽考核。
1. 薪酬 薪酬是决定员工工作满意的重要因素,它不仅能满足员工生活和工作的基本需求,而且还是公司对员工所做贡献的尊重。
2. 工作 工作本身的内容在决定员工的工作满意度中也起着很重要的作用,其中影响满意度的两个最重要的方面是工作的多样化和职业培训。
3. 晋升 工作中的晋升机会对工作满意度有一定程度的影响,它会带来管理权力、工作内容和薪酬方面的变化。
4. 管理 员工满意度调查在管理方面一是考察公司是否做到了以员工为中心,管理者与员工的关系是否和谐;二是考察公司的民主管理机制,也就是说员工参与和影响决策的程度如何。
5. 环境 好的工作条件和工作环境如温度、湿度、通风、光线、噪音、清洁状况以及员工使用的工具和设施极大地影响着员工的满意度。
实施员工满意度调查要达到的目的:
诊断本公司潜在的问题 实践证明,员工满意度调查是员工对各种管理问题的满意度的晴雨表。如果公司通过员工满意度调查发现员工对薪酬满意度有下降趋势,就应及时检查其薪酬政策,找出不满日益增加的原因并采取措施予以纠正。
找出本阶段出现的主要问题的原因 例如,公司近来受到产品高损耗率、高丢失率的困扰,通过员工满意度调查就会找出导致问题发生的原因,确定是否是员工工资过低、管理不善、晋升渠道不畅等问题造成的,否则只能靠主观的随机猜测。
评估组织变化和企业政策对员工的影响 员工满意度调查能够有效地用来评价组织政策和规划中的各种变化,通过变化前后的对比,公司管理层可以了解到公司决策对员工满意度的影响。
促进公司与员工之间的沟通和交流 由于保证了员工自主权,那么员工就会畅所欲言地反映平时管理层听不到的声音,这样就起到了信息向上和向下沟通的催化剂的作用。
增强企业凝聚力 培养员工对企业的认同感、归属感,不断增强员工对企业的向心力、凝聚力。由于员工满意度调查活动是员工在民主管理的基础上树立以企业为中心的群体意识,从而潜意识地对组织集体产生强大的向心力。
提高面试效率的几点建议
金马
许多企业的人力资源主管和技术主管都有一种深深的体会,这就是很难控制面试时间,尤其是马拉松式的集中面试,往往使人疲惫不堪。如果你也遇到类似的问题,不妨尝试一下以下的面试方法,但愿它可以帮助你提高面试效率。
1.充分准备,以诚待人
首先对多位应聘人的简历、应聘职务和薪资要求等材料进行仔细研究、筛选,然后与初选人约好面试的时间、地点和需要携带的有效证书和证件等,写出面试的时间安排表和评分标准。
其次,根据应聘人的特点确定一下主试人,如果应聘者应聘的岗位比较重要或者专业性比较强,一般不宜只安排一个主试人,由人力资源部和岗位主管部门各派一人来共同主持面试是一种行之有效的办法。不过这里要注意两点:一是要把主试人的名单列在上述时间安排表中,二是两位主试人应当提前商量一下分工合作问题,即由谁来发问哪一类别的问题。轮流发问和做笔记 。当其中一位主试者在总结和记录自己负责发问的问题时,可以邀请另一位发问额外的问题,这样可以防止错漏,或未能深入探讨所关注的问题。如果主试者超过一人,负责开场白的与作结的应为同一人,大家就明白面试已经结束,来应聘的人可以告辞,主试者可以进行下一项面试。
最后,强调一下面试前的充分准备无论是对本公司、对自己,还是对应聘者,都是一种负责任的态度,应聘者在感觉到主试者的诚意的同时也对公司留下了良好的第一印象。
2.注意程序,提高效率
1)欢迎应聘人,并复核来者是否其人。通过简单的礼仪如握手、点头微笑、或谈论一两句天气如何如何,都可以营造一种令双方都感到轻松愉快的谈话气氛。
2)介绍面试的目的、目标以及公司规定的面试程序。如果主试者有两人,说明一下各自负责问题范围。告诉应聘者你还要面试其他人,所以在面试过程中,你要做笔记,以准确记录谈话内容,作为试后估评的主要材料之一。
3)利用事先拟好的面试时间安排表,逐一讨论有关题目。先谈谈对方目前的工作和嗜好 ,有利于其畅所欲言。把你想深入探究的敏感问题先压一下,待应聘者情绪放松,乐于发言时才提出。应当注意:
•保持开放平静的心态;
•提问准确、简明,让对方容易回答;
•保持目光接触,让对方知道你对他所讲的话很感兴趣;
•留心聆听,不但要注意对方讲出来的话,还要留意对方的暗示等弦外之音;
•仔细观察,注意对方的衣着、面部表情和手势等形体语言与他所谈话之间的一致性或矛盾性,引导对方畅所欲言,并记录要点;
•面试结束前,提示对方需要提出的问题,并做出简明扼要的回答,但务必说明本公司的性质、业务特点、岗位要求、薪资和福利待遇、培训发展机会、假期、工作时间等。切记:在你侃侃而谈时候,对方至少是出于礼貌起见而洗耳恭听,但是千万不要以为对方是一个好的听众,你就可以口若悬河、漫无边际地谈论与面试无关的话题,降低面试质量和效率,或者无意中泄漏商业机密,给公司和自己带来无谓的损失。
3.慎于做结,留有余地
在做结时,应感谢对方前来应聘,并告诉对方何时会通知结果,一定要记录下准确的通知时间并记住要言出必行,千万不要在做结时告诉或暗示对方是否受聘。即使其中某一人明显的脱颖而出,你仍要在试后花时间全面评估所有的应聘者之后,再做最后决定。面试时间短、气氛比较张,不宜当场表态,否则悔之莫及。
每一项面试之间,主试人应留有 5 分钟左右的间隙,让自己整理一下思路和笔记。“好记性不如烂笔头”,准确和详尽的笔记对于面试后的讨论评价、比较和选择将起到举足轻重的作用。所以,对于面试的每一个人都必须认真做好面试笔记。
有些公司的主试人习惯于一边面试一边填写评分表,笔者认为这样做不够全面。首先,在应聘人当面对其评分不够礼貌,同时会影响面试的气氛;第二,一般的评分表都比较抽象,不可能像面试笔记那样详细和准确。第三,这样做很难全面和公正地评估应聘者。正确的做法是,在完成所有面试之后,先再次对比应聘者的简历和应聘谈话记录,回忆当时的情景,再结合事先规定的评分标准,对应聘者进行全面评估,给予分数,并按其符合条件的程度,依次排列。例如:
20——59 分,基本落选;
60——79 分,可能当选;
80——95 分,确定当选。
愉快工作效率高
愉快的工作常会给人带来欢乐。不称心的工作能影响我们的个人生活,当我们回家后,几乎不可能把不愉快的事情丢到脑后。工作不称心有许多原因,如:报酬太低,老板或同事的品质恶劣,工作太艰巨,工作太枯燥,没有职业安全感,工作中很少有提升的机会,单位对自己或其他人漠不关心,公司只知道赚钱等。
专家研究表明,如果一个人得到“适当的工作安排”,换句话说,如果一个人的需求与工作相符,这个人很可能会对工作满意,会全身心投入工作。如此一来,这个人将不会常常称病告假,不会动辄辞职不干,而工作质量也会更高。总之,这对每个人———雇员、雇主、管理人员都有好处。对个人,它意味着有一个快乐的工作。对公司,则意味着更高的利润。  让我们看一看木工张师傅,他在一家有名的仿古家具厂工作了 10 年,热爱自己的工作,因为他一向认为,用自己的双手制造出精美的产品,身故后会在世上留下一点纪念。“我知道有人有很多钱,但他们不一定有产品留给后世,后人也不一定记得他们。”他说:“而我做的这个木柜,100 年后可能还会存在,并且成为古董。看到它背后的制作人签名,是我的大名与手迹,那意义就不同了。”张师傅对成就有很高的需求。他对工作总是精益求精,他的工作满足了自己的需求,因此,他在工作中很快乐。
这就对人事部门的领导提出了这样的要求,即如何安排人们的工作。  一种方法是看这个人能否胜任,是否有能力来做他想要做的工作。这较容易找到答案。有时候人事部门靠审核申请人的推荐信,有些部门靠学历取人。 
曾有学者调查发现,不少单位通常是在大学的年度安置洽谈会上,现场招聘具有学士学位的学生。开始时招聘人员想像学过本专业的学生完全能够胜任工作,然而,情况常常相反。大学毕业生有时对什么是现实工作认识很肤浅,一些学校的学生可能缺乏语言和文字交流能力。在招聘程序中增加了能力测验,就避免了这种后果。  
进一步研究还发现,很多人认为只要他们胜任工作,有专业技术或能力,他们就会很愉快。事实却并非如此,大多数人只要努力就能学会想学的任何技能。我们可能精通烹饪,但并不想当一名厨师;我们可能长于打字,但不想当一名秘书;我们可能熟练驾驶,但不想当一名出租汽车司机。有时候学生为了一纸文凭而学习某一学科,他们认为这是为将来找到好职业创造条件。结果他们的确找到了收入可观、前程远大或者稳定可靠的工作。可是这却不能满足他们其它方面的需求。因此,专家们的结论是,能满足一个人动机需求的工作可能就是带来快乐的工作。
白领注意:小睡比喝咖啡更能提高工作效率
德国汉堡市一家研究咨询机构的一位教授近日指出,每天在办公室里小睡 20 分钟可以显著提高工作效率并提升注意力。他还表示,与那些每天喝数杯咖啡来提神的员工相比,通过闭眼或是打盹来达到提神目的的员工更容易保持旺盛的精力。这位名为皮特-维普曼的教授表示,企业老板应该允许员工在办公时间小睡一会儿,并建议老板为员工提供舒适的小睡场所和设备,包括一些质地柔软的沙发等。维普曼教授说,短时间的小睡有助于“唤醒”身体内感到疲乏的细胞,并提高人体进行积极思维的能力。
效率工资: 吸引人才的利器
西三角
效率工资(efficiency-wage),指的是企业支付给员工比市场平均水平高得多的工资,促使员工努力工作的一种激励与薪酬制度。它的主要作用是吸引和留住优秀人才。作为一种激励机制,效率工资已被我国一些企业,特别是知识型企业采用。由于在知识型企业中,员工的努力程度更加难以控制,因此,采用效率工资制度有助于解决知识型企业监控困难的问题。
效率工资的作用机理
效率工资能否降低单位效率上总劳动成本,成为真正意义上的效率工资,受到一系列因素的制约。事实上,效率工资理论也给出了一些假定,来提示效率工资作用的机理。
1.效率工资是一种礼物交换行为
在效率工资理论中,有一个基本假定:企业的效率工资是用来交换员工加倍工作的,而员工的加倍工作也是用来获取企业的高工资。社会关系中的互惠原则是效率工资起作用的基本条件。
2.一旦发现偷懒行为立即严惩偷懒者,是企业理想的做法
在效率工资理论中,效率工资要起激励、约束作用,必须按照游戏规则,严惩偷懒者。这是保证效率工资起作用的重要前提。只有这样,员工才会努力工作。因此,能否保证凡被发现有违纪者一律严惩,是效率工资能否奏效的重要因素。
3.效率工资水平的确定具有主观性
员工对企业的认同感如何,员工关系的亲密程度以及对外部失业情况和经济景气状况的判断都影响效率工资水平以及效率工资的实际效用。从这一意义上说,企业是否主动支付员工工资,是否拥有良好的信誉和名声,尤其是在劳动关系上的名声如何及企业文化的建设水平都会影响员工对效率工资的判断,进而影响效率工资的有效性。
改善效率工资激励效果的技巧
许多知识型企业都在认真研究一个问题:如何设计有效的激励制度,最大限度地调动员工的积极性。在现实生活中效率工资对于企业吸引高素质人才,起到了一定的作用。但是,人们并未意识到如果企业内外的客观环境还未为效率工资有效运作准备必要的条件,那么实施效率工资是难以奏效的。因此,摆在我们面前的问题是:中国企业运用效率工资时应注意什么问题,在设计和实施效率工资制度时的基本技巧有哪些?
1.注意效率工资与其他激励机制的相互补充
效率工资的目的是起到激励、约束作用,降低监控成本。对于不同行业的企业来说,其效率工资的标准是不同的。在某些高科技企业中,由于该领域人才难求,开除一个关键员工对公司的发展可能是致命的,因此,企业能做的是从多方面避免这种情况发生。在这样的行业中,高工资对提高绩效已经不再是惟一的手段,因为你给员工很高的工资,但可能会有人出更高价把他挖走。企业应采用其他激励手段,如股票期权等与高工资配合使用,使员工利益与公司的发展紧密联系在一起,从而使员工处于被高度激励和长期激励的状态,减少员工的违纪行为。因此,有效的激励效果往往来自于有效的激励组合,而不只靠一种激励机制。在知识型企业中,效率工资可以与股权激励、与机会和事业激励等结合起来使用,效果会更加理想。
2.考虑企业和员工是否共同遵守互惠原则
企业与员工都重视在劳动力市场中的信誉,都将对方过去各自的经历和声誉如何作为是否与其建立劳动契约关系的依据,这是维持效率工资的条件。也就是说,在劳动力市场上,甚至在产品市场和资本市场上,企业和员工个人的声誉都是非常重要的因素。从根本上看,效率工资之所以有效,是因为它在信息不完全、不对称的情况下,提供了一个可靠信号,帮助企业或员工做出甄别与选择。而这一信号的可靠性在于企业与员工之间仍有基本的信任,双方都会相信对方是重视声誉的,是尊重社会交换关系中的互惠性原则的。
目前,我国劳动力市场的发育还不健全,特别是相应的市场秩序仍处于建设初期,企业和员工的声誉在劳动力市场交易行为中并不是重要因素。而且,由于没有健全的员工绩效评估体系,同时员工的原有工资水平也不能完全反映员工过去的绩效,于是会发生以下两种现象:一是不辨良莠,进而破坏整个劳动力市场的互惠性原则,使劳动力市场的信誉进一步丧失;二是出于谨慎,公司只招聘领导层熟识、或者有熟人介绍的人来公司工作,这一方面会造成“近亲繁殖”现象的发生,同时也捆住了企业的手脚,真正想要的人才进不来,真正的人才找不到用武之地。这看似重视员工声誉,实质上与第一种现象一样,都是在破坏游戏规则。但第二种现象更发人深思,它说明,由于没有真实可靠的信号,中国劳动力市场的信任危机已经发生。
因此,企业在考虑采用效率工资时应注意企业与员工之间的信任水平如何,彼此是否都能够遵守对等的社会交换规则,同时也应考虑员工是否重视自身的信誉。一般而言,效率工资对于重视自身信誉的人是有激励作用的,在外部劳动力市场重视信誉因素的情况下,效率工资也较为有效。在彼此无法信任的情况下,使用效率工资应该更加谨慎。
3.主动促进劳动力市场的健康发展
提高效率工资的激励效用,重要的是要积极促进外部劳动力市场的健康发展。虽然,政府对于劳动力市场的完善有不可推卸的责任,但每一个企业,作为劳动市场的主体之一,遵守市场游戏规则,尊重社会交换准则,是完善市场秩序的重要内容,也是提高自身效率工资等激励工具效用的手段之一。
什么样的办公方式效率最高?
张小明
采取什么样的办公方式才最有利于提高劳动生产率?一直是人力资源管理的重要课题。新经济的快速发展,电脑、移动电话、网络等信息技术进入现代化办公室,传统的办公方式正在经受严峻的挑战。怎样才能提高办公效率,让每个人发挥更大的潜能?国内外企业界对此进行了卓有成效的探索。
竞争式办公
最近,美国密歇根大学的研究人员进行了一些有意思的实验,他们安排一个工作小组的人员在一个专门设计的“竞争房间”内一起工作了几个月,结果发现,工作人员在这种新型办公室内的工作效率,比在传统的办公室内的工作效率提高了一倍,这个惊人的发现,使研究人员欣喜若狂。密歇根大学信息学院电子业研究合作实验室的助理研究员斯蒂法尼•蒂斯利说,近来,许多软件开发公司都尝试将其员工置于“竞争房间”中,以增进他们之间的交流和更深层次的合作。工作人员不再像以往一样在分离式的小隔间内干活,而是坐在一个开放式大房间的工作站里上班,这种独特的房间是典型的具有中央工作台、白板和卡片簿等配套设备的工作室,它有利于进行群体讨论,公司期望能从这种独特的安排中获益,而员工们对这种做法持怀疑态度,担心他们会因此而暴露个人隐私,并且在专心致专于某项工作任务时可能会不得安宁,密歇根大学的研究人员说,他们的研究是兼顾工作效率和员工满意度的情况下进行的,对影响效果进行了检验。
该项目小组对一个大汽车公司的 6 组软件开发人员进行了测试,这些工作人员几乎没有在“竞争房间”工作过的经验,利用软件开发业通常采用的考核方法,研究人员对员工的劳动生产率进行评价,然后,将在“竞争房间”内工作的员工的工作效率数据与传统情况下的工作效率进行比较,研究人员还对参加试验的员工进行面试,并让他们在试验前后分别填写了问询表,此外,研究人员特别细致地观察了两组软件开发人员,观察他们解决各类问题的过程,并且把他们的行为拍摄下来。试验表明,在“竞争房间”中,员工的工作效率是以往的 2 倍多,而且,在后续的 11 次试验中,研究人员得到了几乎相同的结果,有的甚至把工作效率提高到 4 倍!
从员工们试验前后所填写的问询表中,研究人员发现,员工们更喜欢在“竞争房间”中,而这比他们参加试验前所想像的要好得多。员工们说,他们在考虑问题时,也并没有被身边的同事弄得心烦意乱,他们学会了如何调节自已,使自已在重要事情发生时能够及时地投入到工作中,确实,偶尔听到其他人的谈话,观察别人的行为也许会对工作效率有一定的影响,但是,当一名员工正专心致志于一个软件编程问题时,从他身边经过的人会停下来提供一些帮助,当员工向同事解释一个问题时,其他人能够偶尔插上一句说明或更正的话,这样可使集体智慧得到充分的发挥。那么,怎样解决隐私的问题呢?例如,打个私人电话,告诉银行办理一笔贷款,或者打电话向医生询问医疗检查结果等。研究人员在“竞争房间”旁设置了几个隔离的、备有电话和计算机的小房间,这样上述的问题就很容易解决了。
弹性式办公
所谓弹性能工作制,就是指在完成规定的工作任务或固定的工作时间长度的前提下,员工可以自由选择工作的具体时间安排,以代替统一固定的上下班时间的制度。目前,弹性工作制主要有 3 种形式,一是核心时间与弹性时间结合制。一天的工作时间由核心工作时间(通常 5——6 小时)和环绕两头的弹性工作时间所组成。核心工作时间是每天某几个小时所有员工必须到班的时间,弹性时间是员工可以在这部分时间内自由选定上下班的时间。例如某公司规定每天工作时间为 8 小时,不算 1 小时的午餐休息时间,核心工作时间可以由上午 9 时到下午 3 时,而办公室实际开放时间为上午 6 时到下午 6 时,在核心工作时间内,所有员工都要求来到工作岗位,但在这个核心区段前后的弹性时间内,员工可以任选其中的 3 个小时工作。二是成果中心制。公司对职工的劳动只考核其成果,不规定具体时间,只要在所要求的期限内按质量完成任务就照付薪酬。三是紧缩工作时间制。职工可以将一个星期内的工作压缩在两三天完成,剩余时间由自已处理,职工上班时间减少,可以节省交通费,提高公司的设备利用率。
弹性工作制比起传统的固定工作时间制度,有着明显的优点。弹性工作制对企业或组织的优点主要体现在:(1)可以减少缺勤率,迟到率和员工的流失。(2)可以增进员工的生产率,有一项研究表明,在所调查的公司中,弹性工作制使拖拉形象减少了 42%,生产率增加了 33%,对这种结果的解释是,弹性工作制可以使员工更好地根据个人的需要安排他们的工作时间,并使员工在工作安排上能行使一定的自主权。其结果是,员工更可能将他们的工作活动调整到最具生产率的时间内进行,同时更好地将工作时间同他们工作以外的活动安排协调起来。(3)增加了工作营业时限,减少了加班费的支出(例如,德国某公司采取该项制度后,加班减少了 50%)。弹性工作制对员工而言也是有益的,一方面员工对工作时间有了一定的自由选择,他们可以自由按照自已的需要作息,上下班可以避免交通拥挤,免除了担心迟到或缺勤所造成的紧张感,并能安排时间参与私人的重要社交活动,便于安排家庭生活和业余爱好,另一方面,由于员工感到个人的权益得到了尊重,满足了社交和尊重等高层次的需要,因而产生责任感,提高了工作满意度和士气。
无等级办公
等级隔阂是人与人关系难以融洽的一大原因,这种不同等级间形成的思想隔阂是很难消除的,它的存在妨碍了人们间的相互沟通,不利于企业职工间形成一个坚强的整体,为共同的事业齐心协力。因此,在管理工作中,应当尽可能消除它的影响。微软公司在公司内部人员关系的处理上正是这么做的。平等的办公室,只要是微软公司的员工,都有自已的办公室,或房间,每个办公室都是相互隔开的,有自已的门和可以跳望外面的窗户,每个办公室的面积大小都差不多,即使董事会主席比尔和总裁谢利的办公室也比别人大不了多少,对自已的办公室,每个人享有绝对的自主权,可以自由装饰和布置,任何人都无权干涉,至于办公室的位置也不是上面硬性安排的,而是由职工自已挑选的。如果某一办公室有多个人选择,可通过抽签决定,另外,如果你第一次选择的不满意,可以下次再选,直到满意为止,每个办公室都有可随手关闭的门,公司充分尊重每个人的隐私权,微软公司的这种做法与其他公司都不相同,它使职工们感到很有意思,而且心情很舒畅。当时,在微软公司职工中最流行的笑话是:你的办公室就如同西雅图市的天气一样,不喜欢没有关系,等一会儿就会让你满意的,即有可能的话,尽量使职工能选择一个自已满意的、完全受自已支配的,不用感到时刻有被监督着的工作环境,以便使你更顺心地去对待工作。
移动式办公
早上,中国惠普总裁孙振耀走进位于大北窑桥畔的惠普大厦 10 层,跟往常一样,第一件要干的事是寻找自己今天的办公位子。奇怪吗?身份如此显赫的惠普总裁竟然没有一间属于自己的办公室。在最近一次中国惠普的办公方式调整中,孙振耀把自己划在了“出差较多,不需要固定位子”的员工行列,这是一个占到惠普(北京)员工总数 54%的 600 余人的队伍,公司按照 3 比 1 的比例给他们配备了 200 个办公位子。于是,在这幢目前北京惟一一座实现移动无线办公的大厦里,你就经常能见到这样的风景:有人风风火火地冲进电梯,左手握着手机,右手举着无线电话旁若无人地谈着业务;有人正坐在咖啡间一边“摆弄”笔记本电脑一边喝热饮,笔记本的左侧插着一块方方正正的无线上网卡。
“只需给他们每人配备一台笔记本电脑、一块无线上网卡和一部无线分机电话就 OK 了。”中国惠普行政部经理袁伟说,惠普的这次变革做的非常彻底,不仅仅是那些经常要见客户、要出差的销售部、市场部与现场维修部员工参与到新一代移动办公中,就连后台的固定位置部分也彻底统一了标准,袁伟说:“这种开放性的移动办公形式不仅使部门间的沟通变得很容易,还令员工感觉非常自由、自我,只要带上那三件设备他可以在大厦内随便走动而不耽误工作,大大提高了工作效率。更重要的是公司真的因此节省了大笔开支:原来 8 个楼层容纳了 700 多名员工,现在有 1100 名员工在这里工作。房租永远是我们这类高科技大公司成本中的第一位,但是,实现移动办公至少为北京惠普节省了 1/4 面积。”
一位世界级跨国公司的员工说,分摊在他们公司每名员工身上的办公面积、各种水电资源费、维护费每年要达到 8000 多美金(不含年薪)。在成本与利润的重压下,没有老板会对降低高昂的办公费用不感兴趣,或许用不了多久,惠普大厦里的那道流动的风景,将替代格子间成为京城写字楼里的新潮流。
玩乐式办公
边敲击键盘边戴耳机听音乐,一天工作 10 小时以上仍乐此不疲,下班后把亲朋好友召来公司开派对……这就是德国新经济时代的职业场所,它已经模糊了工作与娱乐的界线。在新经济的美丽世界里,对于网络公司、网页设计师以及媒体咨询公司来说,工作应该是愉快的,而且愉快到愿意每天工作 10——12 小时也不觉得累。但德国专家警告说,虽然这些新经济新贵愿意为工作付出这么多精力及体力,但只有健康的身体才能实现工作的理想,必须适时聆听身体所发出的警讯。德国汉堡的七象通讯公司就是新经济职业场所的典型。现代化的办公室内,除了敲打键盘的声音外一片寂静,有些员工还戴着耳机,边工作边听着他们喜欢的音乐,公司领导人华格纳很惬意地说:“早上一觉醒来想到要工作,就是件愉快的事。”华格纳的工作态度很轻松,而目的便是为了要激励这些年轻的职员。这一招果然奏效,在一向以欧洲工时最短而闻名的德国,七象公司的员工都心甘情愿地每天工作 10-12 小时。
长时间工和可能是一般上班族的梦魇,但对于新经济时代的年轻人来说,长时间工作根本不是问题,而且还乐于这样做,新经济制造出一群新的工作狂,他们活着就是为了工作,而不是为了生活。新经济的开端始于美国,因此玩乐办公室的概念是从美国引进的,同事成为好友,工作生活成为一场大派对,所有活动都集中在办公场所,下班时间一到,这些新经济新贵们并不是急着回家,而是把亲朋好友召来公司参加即兴派对,老板还会随时供应餐饮,让员工吃吃喝喝,由于次日都得早起会见客户,所以大家都不会喝醉。七象公司的专案经理罗丝说,她很喜欢她的工作,即使工作 12 小时后,她还有精力能做其它的事,她以前的从事朝九晚五的工作时,每天准时下班,反而累得很。华格纳表示,“自由”是新经济职业场所的最重要因素,老板得努力为员工营造愉快的工作气氛。但心理学家葛莱瑟则说,一边努力工作,一边大玩特玩的新经济员工,要实现工作理想,必须有健康的身体,人人都必须确保自身的“电力”足够并随时充电,否则未来很危险。


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