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如何有效提升你的职场写作能力

薪薪向荣 JackLeon 3个月前 (03-19) 74次浏览 0个评论 扫描二维码

职场写作

如何有效提升你的职场写作能力

《有效提升你的职场写作能力》

—— 用写作助力职场成就

戴愫

戴愫

培训师、作家。帮助在华外企和国际化本土企业员工,进行跨文化培训,客户包括苹果、阿里巴巴。

课程亮点

  1. 从基调、内容和结构三个方面,提供一套完整的职场写作的思维模式,掌握快速成文的方法
  1. 剖析中文语言,再造语言体系,构建适合职场书面沟通的信息化语言,克服中文“重感悟,轻实证”的特点
  1. 有明确的模板和工具,覆盖四大职场写作类型:总结类、调查报告类、申请类和计划类
  1. 方法通用,职场新人可以避免绕弯路,职场老兵可以用来进阶,管理层可以用来明晰规划

课程大纲

〇 发刊词|怎样提升你的职场写作能力

〇.1 不同职场人士特点、诉求和写作场景

职场人士

诉求

写作场景

职场小兵 专业技能强,需要简洁有力地从专业视角影响读者;
需要经常写一些文章分享信息、阐述观点,比如项目进度报告、会议纪要、工作计划、可行性报告。
职场老兵 列出工作过程和结果,并把“成果”变成“功劳”,证明自己是未来的管理人才 运营类报告
职场管理层 高层的故事线来组织文章逻辑 管理类报告,描述清楚商业逻辑,以便公司做出战略决策

〇.2 通常存在的困惑:

  • 工作太忙,需要快速成文的方法
  • 没受过商务写作的专业训练,分不清商务写作、文学写作、学术写作的清晰界限
  • 不知道如何从工作中手机一手资料,并从资料上构筑观点
  • 不知道如何以公司战略为风向标,提出自己的诉求,争取资源
  • 不知道怎样通过写作,把自己从“做事”的模式,调整为“做贡献”的心态;
  • 写作时容易用空洞的言辞,缺乏实质内容

〇.3 “书面沟通”技能的本质

作为写作者要用大量的信息化语言,在文字上与读者建立起信任,让读者通过单向沟通的形式,读出双向沟通的幻觉,最后双方理性、感性都达成一致。

沟通形式 单向,作为作者,要通过“单向沟通的形式”,让读者读出“双向沟通的幻觉”(因为没有一个正常的成年人喜欢“被通知、被命令”,大家都喜欢“被商量、被探讨”)
沟通的标准 60 分沟通标准:互相明白对方的意思
80 分沟通标准:达成协作,获得想要的结果
100 分沟通标准:理性和感性都要达成一致
沟通的基本前提 “信任”是超越一切沟通形式、一切沟通技巧最基础的前提

〇.4 课程编排

先道(思想和内容)后术(文字的质感、温度);
先谋篇布局,再润色文字;
先把话写清楚了,再把它写精彩了。
一、二讲:基础课,养成正确的写作习惯——先想(TCS 三步构思)后写然后删
三、四讲:四大思维能力组织文章结构


一.先想再写-TCS(基调、内容、结构)三步构思法

1.1 Tone-基调

基调为王,七种文案的标志性语气;
清楚每类文章需要传递的价值是确定基调的前提

具体案例和标志性基调

具体文案 标准基调
年终总结 有深度 ×回顾
×业绩流水账
√行动指南
√提供难得的一线经验和不同的视角
√体现分析能力,将感性认知上升到理性的规律性的总结,协助领导对未来做出正确的决策
进展汇报 不讨教 ×只提问题 √给出方案
√汇报公式:我这样做,您同意吗?
√呈现解决问题过程中的重要发现、关键结论、阶段性成果等小胜利
调查报告 实事求是 ד我认为”、“我估计” √“资料显示”、“数字表明”
项目计划 可交付 ×仅仅写行为:“选择外部供应商”、“草拟消费者调查报告” √众多可交付结果的总和:“确定外部供应商”、“递交消费者调查报告”
√项目计划书按照 OKR,即关键结果用来衡量目标是否达成
注:Object(目标)、KeyResult(关键结果)
请示 有主见 ×传声筒语气:“他们抱怨”、“他们声称” √有主见、有担当的语气:“我注意到”、“我相信我的团队会”
√给出量化的标准、如果是选择题,需要提供最佳选项
批复 态度明确 ד似属可行”、“酌情办理”

1.2 Content-内容

原则:从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”,提供“所有必需信息”,然后按照“要话先说”的顺序排列。也就是说,文章的每个部分都要对读者有价值

1.3 Structure-结构(金字塔)

向下想三层,假设变结论

1.4 压缩三分之一的文字

KISS 原则:keep it short and simple

  • 文字表达要简洁:句中不能有多余的词,段落中不能有多余的字
  • 内容提供要详实:阐述和实例细节,会让文章更长,但不是冗长

三个方法,减无可减”(简洁的文字体现自律):

  1. 压缩注水的文字“大概”、“一般来说”、“话说回来”
  2. 删掉“在我看来”、“我认为”、“我相信”,没必要反复提醒读者这是我的观点
  3. 压缩重复的句子


二.日常邮件的高段位写法

2.1 标题——“呼唤你,愉悦你”

框架式标题:
×《12 月 3 日的培训课程》
×《5 月 12 日会议纪要》
×《Re:Re:Re:Re:部门会议的筹备》

√《12 月 3 日——学习成为有效的沟通者》
√《5 月 12 日会后行动方案,请批示》
√《年度明星员工;Re:部门会议的筹备》

2.2 开头——有温度、有重点的开门三句话

写作目的放在前三句中(邮件的第四句已经不算开头了)——开头用一句话写出个性、感性智慧(沟通需要暖场),然后第二、三句马上进入主题。

开头第一句参考版本

应用场景

“祝贺你升级为妈妈,照片上的小宝宝快乐而健康。欢迎你回到我们的队伍。” 女员工休完产假回到工作岗位
“嘿,刚才的发言很精彩!” 某次电话会议之后的邮件开头
“夏天的贵州很舒爽吧。” 对方刚刚度完假回来
“上周的年会获益匪浅,终于和你真人见到面啦。” 参加对方组织的年会后

2.3 正文——“三个凡是”安排格式,提供读者所有必需信息

内容:TCS 三步法中内容要求,提供读者需要知道的所有必需信息(考察对他人需求的敏感度和洞察力)

格式:三个凡是

1.凡是能分段,就分:以段为单位呈现思考逻辑

2.凡是能做小标题,就做:小标题是路标,降低读者的阅读难度,同时防止阅读思维不脱轨

标题之间结构平行:

窍门一:使用动宾短语(动宾短语是人类语言中最有影响力、最有号召力的结构)

比如:同盟会的“驱除鞑虏、恢复中华、创立民国、平均地权”;迪士尼的“制造奇迹”

窍门二:如有两个动词,可保留一个动词(显得正式,又力透纸背,更有气势)

比如:“调整结构”,写成“调结构”;“夯实基础”,写成“夯基础”;“振兴集镇”,写成“兴集镇”

3.凡是能列清单图表,就列

三个凡是不仅为文字创造出“留白”,而且把结构化的思维,视觉化给读者看,善于使用三个凡是的作者,不需要借助下划线或粗黑体,就能将所要强调的内容得以强调,这就是写作的优雅。

参考美国 1977 年联邦税表填表说明

2.4 诉求——清晰的立场和尊重的语气

“请各位按时递交表格,否则刘总会责备” “我期待在下午 4 点之前收到您的表格,尤其是张三和李四二位。如果您是在忙不过来,请提前告知我。我会在 3:00~3:30 时段电话您,给予帮助。”

尊敬的语气:把句子拉长;用问句把需求写出去。

诉求这个部分很敏感,不适合前面提到的 KISS 原则,句子太短,本身就是一种简单粗暴;

温和而坚定的表达诉求,是自尊度高的人群特定的习惯,是一种理所当然的职场礼仪。

2.5 结尾——积极而开放的结尾,引发真正的行动

积极主动

组织文章结构

三.用四大思维能力构建金字塔大纲

四.开篇制胜的首段

润色语言:权威、亲和力的措辞

五.打造语言的“质感”

六.打造语言的“温度”

七.总结


8.【附】职场写作工具包

金字塔结构

读者结合自身逻辑,套用模板,用信息化语言组织内容,打造高质量文章。

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塔尖作序,塔中作小标题,塔底作段落

垒好的金字塔

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